La automatización de los flujos de trabajo implica convertir las tareas repetitivas, realizadas de forma manual, en tareas automáticas, ejecutadas por un software.
El objetivo es que las empresas cuenten con procesos más eficientes y productivos, se eliminan tareas tediosas y se pueden realizar varias tareas al mismo tiempo.
Implementar la automatización de flujos de trabajo ayuda a las empresas a ser más competitivas en un mercado cada vez más digital.
Dicho esto, si estás pensando en automatizar los flujos de trabajo en tu empresa, en este artículo te presentamos las claves para que lo hagas bien.
Mejores prácticas para la automatización de flujos de trabajo
Cabe destacar que la automatización de flujos de trabajo no es simplemente presionar un botón y que todo comience a funcionar por sí solo.
Más bien, se trata de un proceso complejo que empieza por un trabajo interno de identificación y evaluación, y requiere revisiones continuas a lo largo del tiempo para exprimir al máximo su potencial.
A continuación, ahondamos en algunas prácticas recomendadas para garantizar una transición efectiva y sin problemas al automatizar los flujos de trabajo de un negocio y conseguir así una empresa eficiente y productiva:
1. Evaluar los procesos actuales y las necesidades
Antes de implementar la automatización de flujos de trabajo, es muy importante evaluar los procesos actuales. Esto incluye una evaluación de las necesidades específicas de la empresa, identificando las características y capacidades esenciales que optimizarán la eficiencia operativa.
El objetivo es identificar las limitaciones, los puntos débiles y las oportunidades de mejora.
Solo con una evaluación previa, se pueden definir los objetivos claros y medibles a lograr con la automatización.
2. Seleccionar el software adecuado
Una vez están claros los procesos actuales y la situación, es el momento de elegir el software de automatización de flujos de trabajo adecuado.
La alineación precisa entre las capacidades del software y los objetivos de automatización garantizará una implementación exitosa y sostenible a lo largo del tiempo.
Con una buena comprensión de los procesos existentes y la situación actual de la organización, el siguiente paso crítico es la elección del software de automatización de flujos de trabajo más adecuado.
Es importante que el software seleccionado se adapte a sus necesidades específicas y proporcione las características esenciales para la automatización.
Y, por supuesto, no solo se deben considerar las funciones actuales requeridas, también hay que anticipar las necesidades futuras de la organización.
3. Invertir en formación y comunicación
Como siempre, la implementación de un nuevo sistema o tecnología, ha de ir asociada a un trabajo humano.
Informar a todos los miembros del equipo sobre las modificaciones en los procesos y explicar el impacto que la automatización tendrá en sus responsabilidades laborales es fundamental.
En este sentido, se aconseja invertir en programas de formación y establecer una comunicación clara en cada fase del proceso.
La formación brinda a los empleados las herramientas necesarias para comprender y utilizar las nuevas tecnologías. Y, por supuesto, ha de ir acompañada de comunicación abierta y transparente para crear un ambiente de trabajo en el que todos se sientan informados y preparados para enfrentar los cambios. Esta inversión en formación y comunicación no solo facilita la transición, sino que también fortalece la aceptación y el compromiso del equipo en el proceso de automatización.
4. Comenzar con procesos simples
Por otro lado, es recomendable seleccionar procesos simples para su automatización. Seleccionar procesos más simples nos permite ganar experiencia con el software y enfrentarnos a los desafíos iniciales de manera más manejable.
De esta manera, se puede ganar experiencia en el uso del software y aprender a manejar los obstáculos iniciales antes de avanzar a procesos más complejos. Un enfoque gradual no solo reduce la curva de aprendizaje, sino que también prepara al equipo para enfrentar desafíos más grandes a medida que avanzamos en la automatización.
5. Establecer métricas
Como comentamos en la introducción de esta sección, la automatización de flujos de trabajo es un proceso continuo, que nunca termina, sino que ha de ir adaptándose y evolucionando.
Por eso, es tan importante medir el éxito de cada paso que se va dando.
Para ellos, es básico establecer medidas claras para evaluar el impacto de la automatización en la eficiencia del proceso, el tiempo de respuesta y la rentabilidad.
BONUS: Retos en la automatización de flujos de trabajo
Como vimos en las mejores prácticas, una transición suave requiere una cuidadosa planificación y comunicación efectiva para superar posibles obstáculos.
Aun así, la automatización de flujos de trabajo puede suponer cierta resistencia debido a la complejidad del proceso. Por eso, es tan importante tener en mente los retos más comunes:
- La integración con el sistema existente: la automatización de los flujos de trabajo debe integrarse con el sistema existente de la empresa para evitar problemas a largo plazo. Asegurar una integración fluida con sistemas existentes es un desafío. Por eso, es muy importante buscar la compatibilidad entre el software de automatización y las infraestructuras preexistentes. Solo así es posible evitar interrupciones y maximizar la eficiencia.
- Los costes: la automatización de flujos de trabajo no es barata, por lo que hay que evaluar el retorno de inversión antes de realizar cualquier inversión.
- La gestión del cambio es imprescindible: como vimos, la implementación de la automatización impacta en la cultura organizacional. Gestionar el cambio requiere una estrategia clara de comunicación, formación efectiva y liderazgo comprometido para garantizar la aceptación y colaboración del equipo.
- La seguridad de los datos: la automatización implica el manejo de grandes volúmenes de datos. Garantizar la seguridad de la información es crucial. Se deben implementar medidas robustas para proteger la confidencialidad y la integridad de los datos.
- La evaluación nunca se acaba: la automatización es un proceso continuo que demanda evaluación constante. Por eso, la organización debe estar preparada para ajustes y mejoras continuas para adaptarse a las cambiantes necesidades y tecnologías
Si se tienen en cuenta estos retos y consideraciones, es más fácil que la automatización de los flujos de trabajo se lleve a cabo con éxito.
Conclusiones
Concluyendo, la automatización de flujos de trabajo es un proceso fundamental para mejorar la eficiencia y la productividad de las empresas en un entorno empresarial cada vez más digital.
No obstante, cabe destacar que la automatización de flujos de trabajo no es solo adoptar nuevas tecnologías, hay que realizar cambios en la cultura organizacional de la empresa y abordar desafíos específicos.