Scroll Top
Avenida Barcelona, 152-154 | Igualada | Barcelona

Automatización de procesos de negocio o APN

La automatización de procesos de negocio

La automatización de procesos de negocio se ha vuelto esencial para mejorar la eficiencia y la productividad de cualquier industria.

Cada vez más empresas adoptan la automatización de procesos de negocio (APN), del inglés Business Process Automation o BPA, para optimizar sus operaciones y reducir costes. 

En este artículo, definimos qué es la automatización de procesos de negocio, cómo funciona y qué beneficios puede aportar a tu empresa.

¿Qué es la automatización de procesos de negocio o APN?

La automatización de procesos de negocio consiste en aprovechar las nuevas tecnología para ejecutar tareas repetitivas en una empresa. Se basa en la idea de que muchas tareas y procesos comerciales pueden ser realizados de manera más eficiente y precisa por software y sistemas automatizados. 

La automatización de procesos de negocio es una forma de automatizar tareas comerciales recurrentes utilizando software e integraciones de aplicaciones.

El objetivo de la APN es minimizar costes, mejorar la eficiencia y optimizar los procesos comerciales. En lugar de que los empleados realicen tareas que no aportan valor al negocio, el software se encarga de ellas, como por ejemplo: 

  • En atención al cliente, se pueden automatizar respuestas a problemas frecuentes, liberando al equipo de soporte para que se enfoque en problemas complicados.  
  • En recursos humanos, es posible automatizar procesos que requieran múltiples aprobaciones para facilitar el flujo de trabajo.
  • En onboardings, la automatización de los pasos a seguir simplifica la incorporación de nuevos miembros o usuarios. 
  • En contabilidad, automatizar la generación de facturas, la conciliación bancaria  el seguimiento de pagos, puede mejorar la precisión de los datos financieros y reducir el tiempo necesario.

Nota: cabe destacar que la APN puede ser completamente independiente (automatizar varios procesos de la empresa) o pude formar parte de una iniciativa más amplia, como Business Process Improvement (BPI), Reingeniería de procesos comerciales (BPR) o Business Process Management (BPM), entre otros.

¿Se puede automatizar cualquier proceso?

No, lo cierto es que para automatizar un proceso, es necesario que cumpla unas características. Además, no todos los procesos de negocio se pueden automatizar. Se trata de automatizar las tareas que no aportan valor. Por eso, es importante evaluar cuidadosamente cada proceso antes de decidir si automatizarlo o no. 

A modo resumen, estos son los indicadores de que se puede automatizar un proceso de negocio: 

  • Repetición: la tarea en cuestión es repetitiva y predecible, no hay cambios. 
  • Volumen de trabajo: implica un alto volumen de trabajo.
  • Tiempo y eficiencia requiere mucho tiempo.
  • Costes y errores: genera costes o errores frecuentes.

Tipos de automatización de procesos de negocio

Existen diferentes formas de automatizar los procesos de negocio, cada uno con su enfoque y objetivo específico. 

Cada tipo de APN tiene sus propias aplicaciones y beneficios específicos, y las empresas pueden elegir implementar uno o varios tipos de APN según sus necesidades.

La automatización de procesos de negocio ofrece una variedad de ventajas, incluyendo la mejora de la eficiencia, la reducción de errores, el ahorro de tiempo y recursos, y una mayor agilidad en la operación de la empresa.

Recopilamos algunos de los tipos más comunes de automatización de procesos de negocio:

Automatización de documentos

Muy necesaria en cualquier negocio, la automatización de documentos consiste en la generación de documentos, como contratos, informes o facturas, a partir de una plantilla predefinida, sin intervención humana. 

El propio sistema recopila información y la procesa para generar los informes necesarios.  

Automatización de flujos de trabajo

La automatización de flujos de trabajo hace un seguimiento de la secuencia de trabajo, es decir, se encarga, sin intervención humana, de garantizar que las tareas de determinada empresa se realizan en un orden establecido. 

Además, controla que se asignen a la persona adecuada. 

Automatización robótica de procesos (RPA)

La automatización robótica de procesos automatiza tareas y procesos que anteriormente eran realizados por humanos. 

Los propios robots interactúan con las aplicaciones y realizan tareas repetitivas, de acuerdo a las instrucciones que se les programaron. 

Automatización de integración de aplicaciones

La automatización de integración de aplicaciones va un paso más allá en cuanto a tecnología. Se encarga de conectar todas las aplicaciones, herramientas y sistemas del negocio, facilitando el intercambio automático de información. Así como las tareas asociadas.

Beneficios de la automatización de procesos de negocio

La principal ventaja de la automatización de procesos de negocio es que puede integrar en casi cualquier industria y proceso de negocio, desde ventas hasta recursos humanos, pasando por operaciones y logística. Solo hay que personalizar el algoritmo del sistema según las necesidades específicas de cada empresa.  

Además, la APN ofrece numerosos beneficios para las empresas que deciden implementarla: 

1. Mejora de la productividad y la eficiencia

La automatización de procesos elimina las tareas manuales para que los empleados pueden centrarse en actividades más estratégicas y de mayor valor para el negocio.

De este modo, permite realizar tareas tediosas y repetitivas de manera más rápida y sin errores. Esto se traduce en una mejora de la productividad y de la eficiencia del negocio. 

2. Mejora de la calidad

Los sistemas automatizados realizan las tareas de manera consistente y siguiendo las reglas predefinidas.

La automatización de procesos elimina los errores humanos en la ejecución de las tareas y los procesos. Por tanto, garantiza una mayor precisión y calidad en los resultados.

3. Ahorro de tiempo y dinero 

La APN realiza las tareas de manera más eficiente y en menos tiempo que un humano, ahorrando grandes costes a la empresa. 

Además, al reducir los errores y mejorar la calidad, se evitan gastos adicionales asociados con la corrección de errores.

4. Mayor control y transparencia

Los sistemas automatizados registran y rastrean en detalle todas las actividades realizadas, lo que permite un seguimiento más preciso y una mayor transparencia en la gestión de los procesos.

5. Mejora la experiencia del cliente

La APN también contribuye a mejorar la experiencia del cliente, ya que, acelera los procesos relacionados con el servicio al cliente. Por ejemplo, automatizando el envío de facturas o la gestión de tickets.  

En resumen

La automatización de procesos de negocio es una herramienta muy potente, con muchos beneficios por descubrir, y que puede aplicarse en distintas áreas y procesos de negocio. Saber utilizarla eficientemente puede marcar una gran diferencia en la eficacia y competitividad de una empresa.

No obstante, es importante recordar que constituye una inversión para cualquier negocio, y que hay que evaluar cuidadosamente cada proceso antes de automatizarlo y, por supuesto, seleccionar el tipo de automatización adecuado para cada caso.

Política de privacidad