Mejorar el proceso de compras es la asignatura pendiente de muchas empresas.
En general, contar con un buen proceso de compras, evita costes superfluos o innecesarios porque permite analizar las necesidades y seleccionar el mejor postor.
Además, la optimización del flujo de compras puede ayudar a reducir los tiempos de entrega y de espera, un punto crítico para las empresas que dependen de la entrega rápida para mantenerse operativas. De hecho, ayuda a mejorar la eficiencia general de la empresa porque establece flujos de trabajo claros y eficientes, y libera al equipo para tareas más estratégicas.
En el post de hoy, ahondamos sobre este concepto y su relación con el ERP.
¿Qué es el proceso de compras?
Antes de continuar avanzando, el proceso de compras es el sistema o fases que se llevan a cabo en un negocio a la hora de adquirir productos o servicios.
Comienza por la identificación de la necesidad, la evaluación de los distintos proveedores, la selección de uno de ellos, la negociación de términos y condiciones, la compra propiamente dicha y el seguimiento del cumplimiento del contrato, entre otros.
Según el blog de SAP, el proceso de compras es “un ciclo de compra completo que involucra la evaluación y selección de proveedores, la gestión de los contratos y los acuerdos de servicio, el control de los costos y la calidad, y el seguimiento del rendimiento de los proveedores”.
Se trata de una parte importante del día a día, ya que, gracias a este proceso se adquieren los bienes y servicios necesarios para operar. De ahí la necesidad de gestionar este departamento de manera efectiva para maximizar el valor para el negocio.
Recuerda que las empresas eficientes establecen procesos y sistemas para llevar a cabo todas y cada una de sus tareas. A la hora de hacer compras también.
¿Cuáles son las fases del proceso de compras?
El proceso de compras varía de una empresa a otra en función de su tamaño, la industria a la que pertenece, su público objetivo, sus productos o servicios, etc.
Sin embargo, en términos generales, el flujo de compras consta de las siguientes fases:
- La identificación de la necesidad, es decir, cuando se inicia el proceso de compra. La empresa se da cuenta de que tiene una carencia y necesita buscar un producto o servicio para resolverla.
- La investigación de mercado. Una vez detectada la necesidad o problema, se buscan opciones de proveedores en los que adquirir el producto o servicio en cuestión.
- La selección de proveedores. A continuación se selecciona el proveedor que cumple con los requisitos de la empresa, en cuanto a estándares de calidad, precio, plazo de entrega, etc.
- La negociación. En este punto se negocian los términos y condiciones previamente establecidos (en general, las características que comentábamos en el punto anterior:estándares de calidad, precio, plazo de entrega, etc.).
- La compra como tal, esto es, la formalización del pedido. El pago puede producirse en este punto o más tarde, depende de la empresa y la compra.
- Y, por último, la recepción de los productos o servicios.
En general, estas son las fases del proceso de compra básicas, pero es importante mencionar que algunas empresas pueden tener fases adicionales en sus compras, como la evaluación de proveedores, licitaciones, la gestión de riesgos, por ejemplo.
Además, el proceso de compra no siempre sigue un patrón lineal y puede variar según el decision maker y el producto o servicio que se esté considerando. De hecho, en algunos casos, el proceso de compra puede ser más complejo y prolongado, especialmente en productos y servicios de alto valor.
Cómo optimizar el proceso de compras con un ERP
En esta era digital, existen muchas herramientas que pueden ayudar a optimizar el proceso de compras. Estas herramientas pueden hacer que el proceso sea más eficiente, eficaz y rentable, desde una simple hoja de cálculo hasta software especializado o un ERP.
Si tienes un ERP con nosotros, ya tienes mucho camino adelantado. Contar con un ERP te ayuda a simplificar y mejorar la eficiencia del proceso de compras gracias a funciones tan importantes como:
- La gestión de proveedores
Confiar en tu ERP para asentar tu proceso de compras te permite centralizar toda la información de los proveedores en una única herramienta. Esto te facilita la selección y el seguimiento de los proveedores, así como la gestión de sus datos y documentación. Además, al trabajar en una única plataforma compartida, todo tu equipo puede colaborar y compartir información.
- El control de los gastos
El ERP te ofrece informes detallados sobre los gastos en compras, con lo que hace más fácil el identificar oportunidades de ahorro y controlar los gastos. Además, simplifica y acelera el proceso, eliminando errores humanos.
- El seguimiento de inventario
Controlar el inventario de forma automática con un sistema ERP asegura que cuentes con los suministros y materiales necesarios siempre. Además, con la estrategia adecuada, podrías incluso reducir costes al evitar acumulación de inventario. Por otro lado, el propio sistema te puede proporcionar información sobre el historial de compras y el consumo de los productos, con el objetivo de hacer compras más precisas.
Consejos para optimizar el proceso de compras de tu negocio
Antes de finalizar el artículo, te dejamos unos consejos para optimizar tu proceso de compras. Recuerda que cuando se trata de comprar productos para tu negocio, es importante hacerlo de la manera más eficiente posible. Además, optimizar el proceso de compras te ayudará a ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo para que puedas dedicarte a crear valor para tus clientes.
- Crea un proceso de compras y designa un responsable: estandarizar las compras te ayudará a hacerlas más mecánicas, que no se os olvide ningún paso y a reducir errores. Será crucial que, dentro de este proceso, establezcas cómo calcular los presupuestos, cómo medir la calidad de las compras y cómo investigar las opciones disponibles.
- Documenta procesos: de cara a mejorar el proceso, lo mejor que puedes hacer es ir documentando los pasos para poder descartar las prácticas y proveedores que no os funcionan. Esto te permitirá pulir la estrategia del proceso de compras y conseguir un proceso basado en aciertos.
- Apóyate en tus proveedores: crear y mantener buenas relaciones con los proveedores de tu negocio será clave para obtener los mejores precios y calidades.
- Asegúrate de que todos los departamentos de tu empresa conocen el proceso de ventas: esto ayudará a garantizar que todo el negocio trabaje coordinado.
Cuéntanos, en tu negocio, ¿le dedicáis el tiempo que requiere al proceso de compras? ¿Os apoyáis en vuestro ERP?