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Ecommerce y ERP, cuándo, cómo y por qué

Integración entre ecommerce y erp

Todos los negocios tienen objetivos de crecimiento. Pero crecer hace que aumente tanto la complejidad de la estructura de la empresa como de su gestión. En este contexto, cobra todo el sentido la integración entre ecommerce y ERP, la forma más eficaz de escalar de forma rentable y sostenible.

A continuación responderemos a las preguntas cuándo, cómo y por qué resulta beneficioso integrar un ecommerce con un ERP. ¿Está tu empresa en esta situación?

Por qué integrar ecommerce y ERP

El funcionamiento de un ecommerce, explicado a grandes rasgos, incluye el registro de los pedidos, el procesamiento de los pagos, la gestión de inventario, un sistema de devoluciones eficiente, y por supuesto, la atención al cliente, que incluye tanto la respuesta a sus preguntas como la atención de las quejas o el sistema de seguimiento de los pedidos.

Encadenar estas operaciones se vuelve más y más complejo a medida que aumenta el volumen de trabajo.

Y esto sucede en negocios de cualquier tamaño, también en pequeñas y medianas empresas. Los problemas de gestión se traducen en ineficiencias que afectan a la relación con los clientes, a la rentabilidad del negocio y a la imagen de la marca, situando a la empresa en una posición de desventaja frente a sus competidores.

Un ERP hace posible automatizar parte de las tareas necesarias en esta cadena de operaciones, así como integrar la información de los diferentes departamentos que intervienen. Al tratarse de una solución modular, las empresas de ecommerce pueden utilizar solamente las características que les resulten de ayuda.

Averigua lo que puede hacer un erp en un ecommerce

¿Qué módulos de un ERP mejoran las operaciones de un ecommerce?

  • Gestión de ventas:

Integrar en tu ecommerce un módulo de gestión de ventas te ayudará a llevar una gestión mucho más eficaz de todo el proceso, desde el primer contacto del cliente con tu marca hasta el cierre de la operación. Además se incluyen utilidades de soporte y atención posventa.

  • CRM (Customer Relationship Management), o sistema de gestión de clientes:

El CRM de un ERP te permite almacenar la información de todos tus clientes en un único lugar, sincronizando los contactos que tengas en otras plataformas para ofrecerte información centralizada. Esto mejora la visión integral de las operaciones. Te resultará más fácil comprender mejor a tus clientes y sus necesidades, lo que se traducirá en el aumento de las ventas, de la satisfacción de los clientes y de su fidelización.

  • Gestión financiera:

Utilizar un módulo de gestión financiera en tu negocio ofrece diferentes beneficios. En primer lugar, hace posible automatizar las tareas cotidianas de gestión financiera, liberando tiempo del equipo para otras tareas que aporten más valor a la compañía. Y la información relativa a cada venta se actualiza en tiempo real en todos los estados financieros.

La mejora de la auditoría financiera y la analítica en tiempo real que aporta el uso de un módulo ERP permite mejorar la planificación empresarial.

Además de estas mejoras en la gestión financiera del negocio, utilizar un módulo de finanzas de un ERP puede aportar otros beneficios insospechados. Por ejemplo, a la hora de solicitar financiación, la empresa estará proyectando al exterior una imagen de mayor solvencia, lo que la hace más fácilmente elegible y potencialmente beneficiaria de condiciones más ventajosas. 

  • Control de compras e inventarios

Un sistema ERP puede funcionar en la nube (o en local), lo que significa que la información del negocio está disponible en tiempo real para todos los interesados, tanto dentro como fuera de la empresa. Y esto, cuando hablamos del inventario, es una prioridad.

Poner a disposición de los clientes información exacta sobre la disponibilidad del producto que le interesa es vital para el funcionamiento del negocio. Si la tienda física y la tienda online ‘tiran’ del mismo inventario, se vuelve imprescindible integrar ambos sistemas, ya que lo contrario supone aceptar el riesgo de informar erróneamente a los clientes. Es una de las formas más rápidas de perder su confianza.

Lo mismo sucede cuando se trabaja con más de un almacén. Si la información de toda la cadena no está integrada, el equipo necesitará realizar diferentes operaciones y consultar varios sistemas antes de conocer el stock real. Esto retrasa cualquier operación, generando ineficiencia.

  • Analítica e informes

El módulo de analítica y reporting de una solución ERP te permitirá crear de forma sencilla reportes que centralicen la información de toda la organización. La capacidad de recopilar la información más importante junto con la capacidad analítica que aporta la solución ERP permite mejorar la comprensión de los diferentes aspectos del negocio, así como la toma de decisiones. 

Cuándo integrar ecommerce y ERP

Si hablamos de una empresa muy pequeña, con un volumen de ventas muy bajo, un solo centro logístico y un equipo muy reducido, quizá no valga la pena realizar la inversión en una solución de software ERP, especialmente si la empresa no tiene previsto crecer. Pero ¿cuántas empresas se encuentran en este caso?

Los procedimientos que utilizan las empresas al inicio de su andadura suelen volverse ineficaces a medida que estas crecen, y se hace imprescindible pivotar rápidamente hacia sistemas de gestión más eficientes, algo que sucede tanto en todos los sectores, en B2B y B2C. 

¿Notas que se han incrementado los problemas de gestión de tu ecommerce? ¿Está habiendo retrasos en los plazos de entrega? ¿Han aumentado las quejas de los clientes relativas al funcionamiento del servicio? Estos son indicios de que necesitas mejorar el sistema organizativo de tu negocio, algo que la integración de un ERP puede solucionar.

Cómo integrar ecommerce y ERP

Existen diferentes formas de integrar un ERP y un ecommerce. Muchas empresas ya tienen un ecommerce funcionando a pleno rendimiento y optan por integrar una solución ERP en su plataforma.

En estas empresas que ya tienen un ecommerce funcional, pueden lograr muchos beneficios en varios aspectos, pero el más importante es poder seguir el flujo completo de relación con los clientes. Automatizar estas relaciones con el cliente (pedido preparado, pedido entregado, seguimiento del pedido y gestión de las devoluciones), es una oportunidad única de crear una relación con el usuario sin dedicar todo un departamento de atención al cliente dedicado a actualizar información.

Otras empresas utilizan ERP con integración nativa de ecommerce. ¿Cuál es la mejor opción? No hay una respuesta correcta válida para todos los casos. La mejor opción es la que mejor se adapte a la situación y a las necesidades de tu empresa, así como a las características de tu negocio online.

La principal pega de integrar un ERP a una plataforma de ecommerce es que muchas veces es necesario realizar desarrollos para ajustar las funciones del ERP a las de la actividad. Y esto puede encarecer un tanto la solución, especialmente cuando la tienda virtual es de gran tamaño.

La empresa debe valorar si le compensa este tipo de opción o vale la pena migrar su canal de venta online a una plataforma que forme parte de la solución ERP.

Si el ecommerce está empezando de cero, la mejor opción es, sin duda, trabajar con una de las muchas plataformas de comercio electrónico disponibles para que forme parte del ERP. De esta manera, todos los sistemas de gestión empresarial se complementan entre sí y se alcanza la máxima agilidad en la integración de ecommerce y ERP, además de reducir los costes de muchas gestiones. 

En resumen, esta integración potencia la actividad y las posibilidades de cualquier ecommerce, aportando fluidez a su funcionamiento y consolidando su desarrollo.

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