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Entra en vigor la Ley antifraude 2021, ¿cómo afecta al software de gestión?

Sanciones ley antifraude 2021

La entrada en vigor de la ley antifraude de 2021 contempla ciertas realidades que han surgido gracias a las nuevas tecnologías y que hasta ahora no habían sido contempladas en otros marcos legales. Entre ellas están las criptomonedas o el software de gestión

Las empresas que utilizan este tipo de soluciones para su contabilidad y facturación deben conocer los aspectos de esta nueva ley para evitar sanciones. En este post responderemos las preguntas más habituales al respecto, ¡descubre aquí si tu empresa está afectada!

Nueva ley antifraude 2021, ¿cuáles son los cambios?

Esta ley fue publicada en el BOE el pasado 10 de julio.

Entre las medidas más comentadas está la reducción del límite de los pagos en efectivo, que pasa de 2.500€ a 1000€, la obligatoriedad de declarar la titularidad de las criptomonedas, sus saldos y las operaciones que se realicen con ellas… y el mayor control del software de gestión

Según la propia ley, las especificaciones que se establecen sobre esto son exigibles al cumplirse los tres meses de su entrada en vigor. La ley entró en vigor al día siguiente de su publicación en el BOE, el 11 de Julio, y los tres meses se cumplieron el día 9 de octubre. Y aunque aún hay detalles técnicos en proceso de desarrollo reglamentario, es momento de ponerse al día para evitar sanciones.

La nueva ley obliga a tomar medidas para asegurar que los sistemas informáticos de gestión contable y de facturación de las empresas se ajusten para cumplir con sus requisitos. Se prohíbe a las organizaciones y personas que desempeñan actividades económicas (empresas y autónomos) la utilización del llamado “software de doble uso”.

¿Qué es el software de doble uso?

El software de doble uso es una solución informática gracias a la que es posible cuadrar las cuentas de un negocio ocultando parte de las ventas o de los ingresos de forma muy sencilla. Estos ingresos se ocultan a los ojos de la Agencia Tributaria, con el evidente objetivo de no tributar por ellos, y el programa se encarga de que no quede ningún registro delator. 

Aunque no se puede conocer el alcance que este fraude tiene para las arcas públicas, se sabe que su uso está bastante extendido. Según una estimación de Hacienda, la cifra defraudada alcanzaría los 200 millones de euros.

Por eso la Agencia Tributaria lleva algunos años persiguiendo su uso. La entrada en vigor de la nueva ley antifraude proporciona a los inspectores de Hacienda la herramienta para acabar con esta práctica.

En qué consiste la nueva ley antifraude

¿Qué es lo que prohíbe la nueva ley en la práctica?

No podrán utilizarse softwares:

  • Que hagan posible llevar contabilidades distintas según se describe en esta Ley.
  • Que permitan no reflejar anotaciones de transacciones realizadas, sea total o parcialmente.
  • Que permitan alterar los registros, es decir, asentar transacciones diferentes a las anotaciones previamente realizadas.
  • Que no cumplan con las especificaciones técnicas establecidas para garantizar ‘la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley’.
  • Que no se certifiquen siguiendo la obligación legal que afecta a estos sistemas.

Con esta medida se pretende evitar que existan operaciones sin registrar o bien que los datos contables puedan ser manipulados, es decir, se pretende erradicar la contabilidad B en las empresas.

La ley también señala como infracción incluso tenerlos en la empresa, aunque no se utilicen. Pero las sanciones varían en cada caso. 

¿Y si llevo las cuentas de mi negocio en Excel?

Los programas como Excel o Google Sheets no garantizan la trazabilidad de las facturas, ni tampoco la integridad, inalterabilidad o conservación de los registros. 

Las empresas y autónomos deben actualizar sus programas informáticos de manera que cumplan los requisitos de la nueva ley para evitar una sanción. Todos los sistemas informáticos que se utilicen en la contabilidad de cualquier actividad económica deben contar con la certificación del Ministerio de Hacienda.

¿Qué sanciones se contemplan?   

Las empresas que utilizan este tipo de soluciones se arriesgan a una multa de 50.000 euros por ejercicio, es decir, por cada año que lo hayan utilizado.

¿Qué tengo que hacer para cumplir la nueva Ley Antifraude?

Es necesario actualizar las soluciones de software que se utilizan en la contabilidad y la facturación de la empresa para ajustarse a la nueva disposición legal. 

Las soluciones de software de gestión no pueden posibilitar ninguna forma de falsear la contabilidad de la actividad económica, y deben garantizar la veracidad y trazabilidad de cada movimiento y de cada proceso. 

Es exigible que los programas de contabilidad y facturación cumplan con las especificaciones técnicas que se establecen e impidan la posibilidad de modificar o destruir los registros. Cada operación debe ser debidamente anotada en el sistema de manera que sea accesible, legible y se pueda conservar.

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En SAP Business One se registra cualquier modificación que se realice en un documento, junto con todos los detalles de la modificación: fecha, usuario, etc. 

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