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Gestión de proveedores, cómo aumentar la eficacia

Estrategia de gestión de proveedores

Los proveedores juegan un papel clave en diferentes fases cruciales del ciclo de vida de un producto, ya que de ellos depende la capacidad de la empresa de completar su proceso productivo, su razón de ser. En este post veremos algunas estrategias de gestión de proveedores de gran ayuda para tomar buenas decisiones a la hora de elegirlos y también para establecer relaciones comerciales sólidas y fructíferas, algo vital para el éxito de cualquier empresa. 

El primer paso: elegir bien un proveedor

Optimizar la gestión de proveedores empieza por conseguir hacer una buena selección de los mismos, una decisión clave que no debe tomarse a la ligera. ¿Qué factores hay que considerar para asegurarse de que las relaciones con los proveedores encajan con las necesidades específicas de un negocio?

Precio y calidad son los más evidentes. Sin embargo, es muy importante no quedarse con la primera impresión y profundizar en la información que aporta cada uno de los candidatos a los que les pedimos una oferta. 

La comparación ha de tener en cuenta tanto los precios de los productos y servicios como las condiciones de cada proveedor. Por ejemplo, si la entrega de las mercancías en plazo es vital para tu negocio, no puedes seleccionar un proveedor que no ofrezca garantías de cumplimiento de los tiempos de entrega, por muy bueno que sea el precio que te ofrece. 

Otro ejemplo: algunos proveedores hacen descuentos al comprar grandes lotes de productos, otros según las condiciones de pago. ¿Cuál conviene más a tu negocio?

En cuanto a calidad, tan importante es la del producto que proporciona el proveedor como la del servicio que ofrece. Muchas veces, la calidad va en proporción al precio, pero hay que tener en cuenta también otros aspectos como el empaquetado o el etiquetado de los productos. De forma adicional, comprueba si los proveedores dependen de alguna certificación de calidad que valide su solvencia. La fiabilidad es otro factor a tener muy en cuenta a la hora de decidirse por un proveedor.

Igualmente, la ubicación es un factor a contemplar. ¿Trabajas a nivel local? ¿Estás valorando alcanzar un nuevo mercado? La selección de un sistema de gestión de proveedores ha de alinearse estratégicamente con tu modelo de negocio y tus objetivos. 

Gestión de proveedores para empresas inteligentes

No es bueno poner todos los huevos en la misma cesta

Algunos proveedores ofrecen condiciones más favorables a las empresas que se comprometen a trabajar con ellos en exclusiva. Sin embargo, hay que sopesar cuidadosamente pros y contras: es muy arriesgado tener una dependencia tan fuerte de un solo proveedor en tu cadena de suministro. Si falla por cualquier motivo, si sucede un desastre o si quiebra su empresa, puede resultar en graves daños para tu negocio.

Tener varios proveedores puede aportar otras ventajas adicionales. Además de reducir el riesgo de interrupción del suministro, se puede jugar (siempre con cuidado) con la competencia entre ellos. 

Entonces, ¿es mejor tener un solo proveedor o varios? No existe una respuesta correcta para esta pregunta. Depende de las características de cada negocio y de la estrategia que quieras poner en marcha. Sin embargo, vamos a tratar de ayudarte a identificar los aspectos claves.

Construyendo relaciones en la gestión de proveedores

Toda relación fructífera se basa en el beneficio mutuo, en dar y recibir, y la gestión de los proveedores no es una excepción.

Para empezar, es importante tomarse el tiempo necesario para conocer a las personas con las que hacemos negocios y también cómo funciona su empresa. Es la mejor forma de buscar un buen encaje de los intereses de ambos. El mejor enfoque es el que persigue el beneficio mutuo. 

Además conviene mantener líneas abiertas de comunicación, asegurándonos de que la persona de contacto es asequible… y respondiendo con la misma agilidad.

Respetar la antelación necesaria para realizar los pedidos, evitar errores y ser escrupulosamente puntual en los pagos son tres mandamientos para la buena marcha de la relación comercial. 

Otras formas de contribuir a que la relación fluya son coordinar los programas de ambas empresas, informar con toda la antelación posible al proveedor de los cambios que le afecten o aliarse con él en la búsqueda de una estrategia común para reducir los costes. 

Lo habitual es firmar un contrato o un acuerdo de nivel de servicio para definir los estándares que debe cumplir el proveedor. El SLA incluye los objetivos del servicio, y las responsabilidades de ambas partes. En algunos casos incluyen también las métricas de rendimiento del proveedor y las sanciones en caso de incumplimiento por alguna de las partes. Lo mejor es contemplar todos los detalles para evitar conflictos en caso de que algo no vaya como debería. 

Sea como sea, un proveedor es un colaborador, y como tal hay que considerarlo. Cuánto más fácil pongamos las cosas, mejor, y no hay que dejar pasar ninguna oportunidad de aportarle un beneficio si se presenta. Es algo que contribuirá a la solidez de la relación.

Optimiza aún más la gestión de proveedores con ayuda de la tecnología

Las herramientas tecnológicas permiten trabajar en tiempo real, lo que mejora la eficiencia de la colaboración con el proveedor. 

Compartir información sobre los pedidos y las ventas en el mismo momento en que se producen aportará grandes beneficios a ambas partes. Un sistema ERP, por ejemplo, permite conectar el sistema de pedidos con el del proveedor, y automatizar las comunicaciones entre vendedores y proveedores, los pedidos, los pagos de facturas y otras tareas manuales.

No solo se agilizan todos los procesos. Además, disponer de información exacta sobre las existencias permite tomar mejores decisiones de compra, afinando al máximo las cantidades en cada pedido.  

Herramientas como los sistemas de planificación de inventarios permiten hacer previsiones de la demanda, de manera que es posible reaccionar rápidamente cuando se producen cambios en el mercado.

Por otra parte, utilizar software específico para gestión de proveedores permite gestionar con agilidad todo el proceso, desde la solicitud de ofertas hasta el pago a los proveedores. 

También hay que tener en cuenta que las herramientas tecnológicas recopilan toda la información que se genera en cada una de las transacciones, lo que hará posible obtener un registro de proveedores y crear informes de analítica avanzada. Los datos permiten, entre otras cosas, evaluar el rendimiento de cada proveedor o detectar posibilidades de ahorro de costes.

En resumen, gracias al uso de la tecnología se reducen los riesgos y la duración de los procesos.  Y, aunque la gestión de proveedores puede resultar compleja, su optimización hará tu negocio mucho más eficiente, contribuyendo a mejorar los márgenes de beneficios.

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