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Gestión documental en empresas

Gestión documental de las empresas

Toda empresa necesita dedicar recursos a la gestión documental, no importa su tamaño ni el sector al que pertenezca. 

Un software de gestión documental en empresas permite optimizar esta función y reducir drásticamente los recursos necesarios para llevarla a cabo con la máxima eficiencia. 

¿Qué es la gestión documental en empresas?

Es el proceso de registrar, almacenar y recuperar cualquier tipo de documento corporativo: facturas que se emiten y reciben, contratos que se firman, albaranes, presupuestos, documentos fiscales… En todas las empresas se utilizan estos documentos.

En algunas organizaciones hay que añadir otros tipos de documentación: históricos de pacientes en empresas de servicios relacionados con la salud, escrituras y actas en empresas de servicios legales y muchos otros ejemplos.

El sistema de gestión documental tradicional, en el que se almacenan los documentos en papel presenta varios inconvenientes. Para empezar, el archivo físico ocupa gran cantidad de espacio en las empresas, un espacio siempre creciente que hay que mantener. 

Tradicionalmente, la gestión documental en empresas se ha realizado de forma manual, almacenando los documentos siempre en formato papel, que ocupaban grandes espacios en las empresas. 

Además, el consumo de papel es enemigo del medio ambiente. También sucede que los documentos en formato papel se deterioran con el paso del tiempo, y se puede perder la información. 

Otro inconveniente es la falta de agilidad de este sistema: hay que dedicar tiempo a mantener el archivo organizado, la recuperación de los documentos también es lenta y existe el riesgo de extravío, incluso en los archivos mejor organizados. 

Todos estos inconvenientes son un lastre para cualquier empresa. En un momento como el actual en el que las empresas necesitan ser más eficientes para poder competir, la tecnología es la solución. Un software de gestión documental para empresas (DMS por sus siglas en inglés) es la solución adecuada para manejar esta función. 

8 beneficios de la gestión documental en una empresa 

  • Ahorro de costes: se reduce el tiempo necesario para las tareas administrativas relacionadas con el archivo y la búsqueda de documentos. Además, desaparece la necesidad de mantener y costear un lugar físico para almacenar los documentos.
  • Mayor accesibilidad: no hace falta estar físicamente donde se encuentra el archivo físico para poder acceder a su contenido. Al estar digitalizado, es posible visualizar cualquier documento en cuestión de segundos, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.

La disponibilidad de los documentos a tiempo completo y desde cualquier ubicación tuvo una importancia muy destacada durante la pandemia. Y la sigue teniendo, especialmente en las empresas donde se practica el teletrabajo. 

En este escenario, resulta imprescindible garantizar el acceso remoto y seguro a todos los documentos que cualquier persona del equipo pueda necesitar para desempeñar su trabajo.  

  • Mejor conservación de la información: la gestión documental en formato digital reduce el riesgo de extravío de documentos, con el consiguiente riesgo de una multa. Además, los registros son mucho más duraderos. Los documentos no se deterioran aunque se consulten muchísimas veces.
  • Más seguridad: las herramientas tecnológicas permiten restringir el acceso a los documentos, que solo serán visibles para quienes tengan los permisos necesarios.
  • Mayor facilidad para cumplir la RGPD: la entrada en vigor de la RGPD en 2018, ha supuesto un aumento de la importancia de la gestión documental en las empresas. Ahora es imperativo seguir políticas muy estrictas de conservación de cualquier documentación que contenga datos de las personas. 

Por ejemplo, si un cliente decide ejercer su derecho a suprimir los datos de la base de datos de la empresa, resulta bastante complicado garantizar la eliminación de todos los registros cuando hay un archivo físico en soporte papel. 

El gestor documental digital facilita al máximo esta tarea: una sencilla búsqueda devolverá en una fracción de segundo todos los registros relacionados con la palabra introducida.

  • Mayor rapidez a la hora de firmar documentos: el software de gestión documental permite recoger sin demora la firma digital de diferentes personas que se encuentren en distintas ubicaciones. Firmar digitalmente agiliza cualquier trámite y reduce el riesgo de extravío de la documentación.
  • Mejor control de versiones de cada documento: el gestor documental evita que se generen duplicidades cada vez que alguien del equipo hace una modificación en un documento. 
  • Mejor seguimiento de las auditorías: preparar los documentos que serán necesarios en una auditoría y tener garantizado el acceso rápido a ellos hace las cosas mucho más fáciles. Además, disponer de un software de gestión documental hace más fácil conseguir la certificación ISO.

La gestión documental en la empresa

Ejemplos de gestión documental en empresas

Los casos de uso de las soluciones de gestión documental varían mucho según el tipo de empresa y el flujo de la información. 

Por ejemplo, imaginemos un retailer de moda: el software de gestión de documentos permitirá realizar una gestión de proveedores más eficaz gracias a la facilidad para compartir documentos y registrar versiones que aporta este tipo de herramientas, así como la firma digital. 

También se utiliza la gestión documental para conservar contratos y demás documentos que se generan en el departamento de recursos humanos, entre otros ejemplos.

Los mejores programas de gestión documental se conectan con el email y permiten enviar cualquier documento por correo electrónico con un simple clic, lo que agiliza gran cantidad de tareas y trámites.

Módulo de gestión documental en empresas de SAP Business One

SAP Business One, ERP líder del mercado, ofrece un módulo de gestión documental avanzada que permite importantes optimizaciones y automatización de los procesos. 

Una de las ventajas de gestionar la documentación utilizando un módulo del ERP es la integración de todo el sistema, que permite visualizar el documento desde el panel de SAP.

La implementación de una solución de gestión documental exige cierta planificación y estrategia, además de contar con el partner adecuado. En Intarex somos expertos en integración de soluciones de gestión. Es decir, si tu empresa necesita una potente solución de gestión documental y quieres que se integre con Business One, podemos ayudarte.

Si bien es cierto que el módulo de gestión documental de SB1 cubre algunas de las necesidades básicas, puede que para tu empresa no sea suficiente. Eso no significa que debas descartar un potente ERP como Business One, la solución es una integración eficiente en manos de un equipo cualificado. ¿Quieres más información? Ponte en contacto con nosotros. 

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