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La facturación electrónica en España

La facturación electrónica en España

La facturación electrónica puede ser una muy buena solución para agilizar todas las tareas relacionadas con las facturas.

Hasta ahora el uso de la factura electrónica ha sido opcional para empresas y autónomos en España. No obstante, en breve será obligatorio, ya que, el Gobierno español quiere extender su uso para mejorar la trazabilidad y control de pagos entre empresas, así como reducir la morosidad.

A continuación, te contamos más sobre el concepto de la facturación electrónica y su situación en España.

¿Qué es la facturación electrónica?

La facturación electrónica engloba todas las acciones incluidas en el envío de facturas a clientes, es decir, la creación, envío, recepción, archivo y pago de facturas a partir de medios digitales. De hecho, es necesario tener un software de facturación.

Realizar la facturación de forma electrónica simplifica y agiliza todas las tareas relacionadas con las facturas, elimina actividades repetitivas, y además evitar errores humanos y mejora su control.

Por supuesto, la facturación electrónica tiene validez legal y a efectos prácticos es una versión más de la facturación tradicional en papel (que también implica su emisión, envío, archivo y pago). Eso sí, ha de cumplir con ciertas directrices y normativas establecidas por la administración pública, además de medidas de seguridad que confirman la autenticidad y validez de las facturas electrónicas, así como los datos asociados.

Definición de factura electrónica

El resultado de la facturación electrónica son las facturas electrónicas. Una factura electrónica es un documento que tiene el mismo valor legal y contable que una factura en papel, pero que se emite y recibe en formato digital.

Para que una factura, en formato físico o digital, debe incluir la información del emisor y del receptor, la fecha, el número de factura, una descripción del producto o servicio, cantidad y precio, y los impuestos correspondientes, entre otros. Si no se incluye estos datos, la factura será inválida y puede llevar a sanciones y problemas fiscales.

¿Cuáles son los beneficios de la facturación electrónica?

La facturación electrónica tiene muchos beneficios para las empresas en su día a día, como:

  • La reducción de los tiempos y costes que supone el proceso de facturación.
  • El aumento de la eficiencia de los trabajadores, lo que se traduce en un aumento de la productividad.
  • La mayor seguridad y confiabilidad en las transacciones electrónicas.
  • La disminución de la cantidad de pagos retrasados en las operaciones comerciales.
  • El control y mayor seguimiento de pagos entre las empresas y los trabajadores independientes.
  • La automatización de procesos reduce la cantidad de errores humanos que se pueden producir.

La facturación electrónica en España

La facturación electrónica en España está regulada por el Real Decreto 1619/2012, que establece las normas de facturación, tanto en papel como electrónicas, entre otros, la obligatoriedad de expedir facturas, los tipos de facturas, el contenido de la factura, los requisitos de las facturas y su conservación.

A grandes rasgos, para poder tramitar la factura electrónica, las empresas españolas deben contar con un software que permita generar y recibir este tipo de facturas.

Por otra parte, todas las facturas deben garantizar la legibilidad, autenticidad e integridad de su contenido, y en el caso de las facturas electrónicas, la legibilidad la facilita el programa informático que las crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar mediante firma electrónica avanzada, intercambio electrónico de datos EDI, otros medios validados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, o mediante controles de gestión empresarial que permitan crear una pista de auditoría fiable. Por lo que es necesario contar con un certificado electrónico para firmar digitalmente las facturas.

Cabe destacar que si una empresa o autónomo utiliza la facturación electrónica, debe facilitar el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios de forma gratuita, permitiéndoles leer, copiar, descargar e imprimir las facturas electrónicas. Además, deben mantener el acceso a la factura electrónica durante al menos un período mínimo de cuatro años.

¿Es obligatoria la facturación electrónica en España?

La facturación electrónica en España es obligatoria para los proveedores de productos o servicios a la Administración Pública, ya sea a nivel local, autonómico o estatal. También es obligatoria para cualquier venta de productos o servicios entre empresas cuya cuota anual de IVA sea superior a 90 000 euros.

Y, por supuesto, cualquier empresa o autónomo puede emitir sus facturas electrónicas de forma voluntaria.

No obstante, esto está a punto de cambiar, ya que, el gobierno español está trabajando para impulsar la facturación electrónica entre empresas, y en este sentido, se espera que la Ley Crea y Crece amplíe la obligatoriedad de la factura electrónica a empresas y autónomos. Esto supondrá un cambio importante en la forma en que las empresas hacen negocios y, en teoría, contribuirá a una mayor eficiencia y rentabilidad en la gestión empresarial. Así como a la mejora de la trazabilidad de los pagos y a la reducción de la morosidad en las operaciones comerciales.

Cabe destacar que la facturación electrónica tiene un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea, lo que ha permitido la unificación en la elaboración de este tipo de facturas a nivel práctico.

Si tienes claro que la facturación electrónica llegará más pronto que tarde a tu empresa, estás a tiempo de conseguir el mejor software de gestión empresarial que te permitirá cumplir con todos estos requisitos y estar preparado. SAP Business One es el ERP líder del sector que te permitirá cumplir con la ley y acelerar los procesos empresariales de tu empresa.

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