La gestión empresarial es un proceso complejo que requiere de distintas personas, información y procesos.
Muchas empresas enfrentan dificultades a la hora de administrar sus procesos debido a las herramientas que utilizan. La falta de conexión entre ellos es uno de los grandes problemas, ya que, suele generar retrasos, errores en los datos y hasta la pérdida de eficiencia y rentabilidad. Además, la falta de visibilidad en las tareas y la información fragmentada dificultan la identificación de oportunidades de mejora y la toma de decisiones informadas.
Las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a muchos desafíos en un mercado cada vez más competitivo. El sector de las pymes no para de crecer, incluso a escala global. Este cambio en el panorama de los negocios es una tendencia que ha llegado para quedarse.
SAP ha ido reinventándose con estos cambios para situarse al alcance de las pymes. De hecho, su tecnología se actualiza a diario para que las pequeñas empresas puedan acceder a las últimas innovaciones sin perder el tiempo en implementaciones complejas y costosas.
Si estás considerando migrar a SAP, ya sabes todo el valor que te puede ofrecer en términos de eficiencia y competitividad en un mercado cada vez más digital. Por eso, en este artículo vamos a ir al grano: a hablar de sus costes y ROI, y del tan temido proceso de implementar o migrar a SAP.
Costes y ROI en el proceso de migrar a SAP
Como cualquier otro cambio, implementar o migrar a SAP es una inversión para la pequeña y mediana empresa. No solo de dinero, sino también de recursos, ya que implica tiempo, horas no dedicadas al trabajo y curva de aprendizaje del equipo.
El coste del ERP varía según el tamaño y la cantidad de módulos que se necesiten. De hecho, el precio se calcula en función del tipo de licencia e implementación que se necesite.
Como pyme, deberás comprender los costes asociados de implementar o migrar a SAP:
- Coste de la licencia, varía dependiendo del tamaño y la complejidad de la empresa. Y es preciso renovar la licencia anualmente.
- Coste de implementación, dependiendo de los recursos adicionales de IT y de personal que se necesiten, así como tiempo y esfuerzo para la configuración, integración y migración de datos.
- Coste de formación, también en función de la naturaleza de la empresa y de sus demandas.
Esta inversión inicial tendrás que analizarla en función del retorno de la inversión (ROI) que esperas. De este modo, al mismo tiempo que calculas los costes del ERP, deberás establecer los objetivos que quieres conseguir y que te permitirán medir si has recuperado lo invertido. Te recomendamos que establezcas metas claras y medibles.
También es importante que consideres los beneficios financieros y no financieros que esperas obtener, como la reducción de costes, la mejora de la eficiencia y la satisfacción del cliente. Es decir, ten en cuenta que la implementación de SAP no es solo una inversión en términos de costes monetarios, sino también de tiempo y esfuerzo del equipo de trabajo.
Dependiendo de tu negocio y de tu industria, tendrás que detallar unos beneficios y necesidades diferentes. En algunos casos, es posible que se necesite ajustar la estrategia de implementación o considerar opciones alternativas para maximizar el ROI.
La formación del personal es otro aspecto relevante a tener en cuenta en la implementación de SAP. Una ventaja de SAP es su curvatura de aprendizaje, rápida y que permite tener al equipo trabajando en poco tiempo. Pero es fundamental que te asegures de utilizar eficazmente el software y aprovechar al máximo sus capacidades, con formación adicional en desarrollo de habilidades.
Proceso de implementación o migración
En cuanto a la implementación de SAP por primera vez o la migración desde otro ERP, la clave también se encuentra en el análisis interno del negocio y la planificación. Si estableces unas bases y defines una estrategia de implementación o migración, te aseguras de realizar una integración o transición correcta.
Aquí tienes las claves para un proceso de implementación o migración a SAP exitoso:
- Antes de comenzar la implementación, es importante definir cronograma, presupuesto, objetivos y metas claras. Una buena planificación, en la que se contemplan las necesidades específicas de la empresa y de cada uno de los procesos del negocio, es la base.
- La implementación de SAP o migración desde otro ERP puede requerir cambios significativos en los procesos del negocio y en la forma en que los empleados realizan su trabajo. Por eso, hay que establecer ciertas pautas de gestión del cambio.
- Una formación detallada al equipo garantizará una transición sin sustos, en la que los empleados están preparados para utilizar la nueva herramienta.
- Establecer un período de pruebas y de validación es una estrategia muy inteligente, que permite validar que la solución funciona según lo previsto y que se han abordado todos los problemas y errores.
- Después de la implementación, se debería poner en marcha el plan de mantenimiento y soporte adecuado para garantizar que la solución SAP sigue funcionando correctamente y se adapta a las necesidades cambiantes de la empresa.
- Además, es recomendable contar con un plan de contingencias y con un equipo de expertos en SAP que pueda ayudar a identificar y resolver los problemas de manera oportuna. También es importante realizar una evaluación de riesgos y asegurarse de que el proyecto tenga suficiente financiamiento y recursos para abordar cualquier problema que pueda surgir.
CONSEJO: seleccionar un proveedor de SAP experimentado y confiable, como Intarex, que pueda proporcionar soporte adecuado y orientación durante todo el proceso de implementación agilizará el proceso.
Si estás decido y entiendes el contexto, ¡aquí estamos para ayudarte! ¿Migramos a SAP?