Si no sabes qué es EDI, en este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre el Intercambio Electrónico de Datos.
¡Empezamos!
¿Qué es EDI?
EDI o Electronic Data Interchanges es la abreviatura del término Intercambio Electrónico de Datos.
De forma coloquial, EDI hace referencia al intercambio estructurado y respaldado por IT de documentos comerciales entre socios (proveedor y cliente).
Los documentos comerciales que se pueden compartir con EDI son de muchos tipos, pero para que te hagas una idea, puedes compartir todo tipo de documentos como órdenes de compra, notificaciones de entrega, facturas y otros tipos de documentos electrónicos.
También datos maestros o documentos relacionados con una industria. En el sector energético, las transacciones EDI permiten el intercambio de datos de medidores de electricidad, y para la industria minorista, inventario o listas de precios.
Una característica especial del intercambio de información EDI es el acuerdo común sobre un estándar para la presentación estructurada de la información. El otro es el uso de un canal de comunicación adecuado para el intercambio regular de datos.
En otras palabras, tanto la presentación de datos como el canal están estandarizados para conseguir un intercambio sencillo, rápido y eficaz.
En términos más simples, los datos se pueden intercambiar de manera fácil y segura entre empresas que utilizan reglas uniformes.
El procesamiento automatizado de mensajes EDI elimina el arcaico procesamiento manual los datos, por lo que la reducción de los errores y la rapidez del intercambio de información son dos de los grandes beneficios del sistema EDI. De tal manera que las empresas que utilizan EDI garantizar una mayor eficacia y seguridad.
Los pedidos, por ejemplo, ya no tienen que ser introducidos manualmente por un empleado en el sistema, sino que el sistema registra automáticamente esta información y la procesa utilizando reglas definidas.
En muchas relaciones comerciales, el intercambio de documentos EDI es una práctica común. Como es lógico, requiere sistemas EDI, que los proveedores de servicios ofrecen on premise, en la nube o como un servicio gestionado.
¿Cómo funciona EDI?
EDI es esencialmente la transmisión de un archivo de una empresa a otra.
En pocas palabras, se envía o recibe un archivo de texto que se ajusta a un determinado formato.
El formato estandarizado ayuda a ambas partes a procesar el archivo automáticamente. Para las dos tareas EDI (conversión y comunicación), existe un software adecuado que puede realizar ambas o solo una de las dos tareas.
Tampoco debemos olvidar que en una comunicación EDI, además de preparar el documento (origen) y deshacerlo en destino, interviene una tercera parte en el medio que certifica el envío del documento entre el punto origen y destino.
Formatos de mensajes EDI
Dependiendo de la industria y la aplicación de los datos, se requieren diferentes formatos de intercambio.
El formato más común en Europa es sin duda el formato EDIFACT desarrollado por la UN/ECE.
Según este formato, hay una serie de “subconjuntos”, que fueron creados por asociaciones industriales y, por lo tanto, se utilizan principalmente dentro de una industria específica.
El subconjunto más conocido de un estándar de mensajes EDIFACT es el formato EANCOM de GS1. Además del formato de datos EDIFACT, existen otros formatos de datos EDI, incluidos ANSI X.12, ODETTE, OPENTRANS, ZUGFeRD y otros.
A menudo, una asociación de la industria o el socio especifica el formato de datos deseado con la conexión EDI.
Lista de los formatos de datos EDI más comunes es:
- CSV
- Factur.X
- ARCHIVO PLANO
- TRADACOMS
- IDOC de SAP
- X12
- XRECHNUNG
- ZUGFERD
- XML
Lista de protocolos de transmisión EDI:
- AS2
- SFTP/FTP/FTPS
- HTTP
- OFTP2
- JABÓN
- X.400
¿Cómo se genera un archivo en formato EDI?
Para generar un formato EDI necesitas un “convertidor” que transforma los datos de la fuente, también llamada interfaz, en el formato de mensaje requerido por el destinatario, por ejemplo, EDIFACT.
En el lenguaje EDI, estas implementaciones también se denominan conectores EDI, porque el software EDI se conecta a la interfaz del ERP. En concreto, la conexión asegura que cuando se crea un pedido en el ERP, también se genera un archivo EDI en segundo plano.
Ventajas de EDI
Ventajas de EDILa digitalización y, con ella, la capacidad de reaccionar rápidamente a los cambiantes requisitos del mercado son esenciales hoy en día.
La capacidad de intercambiar documentos comerciales con clientes y proveedores es de vital importancia para algunas empresas. Dado que los procesos comerciales de muchas industrias dependen de una mayor optimización de los procesos debido al aumento de los costes o la competencia, EDI juega un papel clave.
Mejora la eficiencia y la eficacia de los procesos comerciales porque está automatizado y, por lo tanto, no se retrasa ni depende de los recursos humanos.
En resumen, EDI proporciona los siguientes beneficios:
- Ventaja competitiva a través de varias opciones de conectividad.
- Aceleración y mejora de procesos a lo largo de toda la cadena de suministro (velocidad y calidad del proceso).
- Minimización de errores de las entradas de los empleados durante el procesamiento o la generación de documentos.
- Más respetuoso con el medio ambiente al eliminar el intercambio de documentos en papel y las emisiones.
- Minimización de costes de proceso (ahorro de tiempo, ya que se elimina la vinculación de empleados para la tramitación de, por ejemplo, pedidos por fax, costes de envío postal).
- Precisión de los detalles mediante el registro de información adicional que no se almacenó previamente debido a limitaciones de tiempo.
- Trazabilidad de los procesos.
- Integración de la información y otros procesos.
- Presentación externa en el mercado a través de opciones de conexión digital.
- Optimización del flujo de caja.
Sin embargo, tampoco debemos obviar que la falta de normativa definitiva hace que la implementación del sistema EDI se haya ralentizado. De hecho, es más que probable que en cualquier momento la Unión Europea dictamine un formato único que ayude a estandarizar su uso.
¿Qué se necesita para implementar EDI?
Para una conexión EDI rápida y fácil con los socios comerciales, el uso de una solución EDI es particularmente útil, ya que contiene muchas de las funcionalidades requeridas y facilita la configuración de los procesos.
Con la ayuda de un software estándar, como SAP Business One, los pasos necesarios en las operaciones EDI no tienen que ser programados por la propia empresa, sino solo configurados.
Como hemos comentado, en cualquier momento la UE se puede pronunciar sobre la obligatoriedad del uso de la tecnología EDI, y si cuentas con Business One, garantizas que el sistema contemplará y permitirá intercambiar facturas electrónicas normalizadas, generando un importante ahorro administrativo.
Si estás buscando implementar una solución EDI para el intercambio estándar de información y acelerar los procesos de tu empresa, debes saber que puedes implementarlo como AddOn para extender la funcionalidad de tu ERP.
Ahora que sabes la potencia de este intercambio de información y tienes claro qué es EDI y cómo puede beneficiar a tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros si deseas aplicarlo en tu empresa.
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