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¿Qué es el stock mínimo o de seguridad? 

Stock mínimo o de seguridad

La gestión adecuada del stock es clave para la supervivencia de las empresas que almacenan materiales y productos. De hecho, de esta tarea depende el buen funcionamiento de la mayor parte de las operaciones. 

Existen distintas estrategias para disminuir la incertidumbre inherente en la gestión de las existencias. Hoy hablamos de una de ellas: el stock mínimo o de seguridad. En este artículo, desglosaremos su definición, veremos por qué es importante, qué se ha de tener en cuenta para calcularlo y remataremos con unos consejos para mantener este tipo de stock bajo control. 

Nota: el stock es el conjunto de productos o materiales que se almacenan con el objetivo de venderlos o distribuirlos. 

Definición del stock mínimo o de seguridad

El stock mínimo o de seguridad es la cantidad más baja de productos o materiales que almacena un negocio a la espera de ser vendidos. 

Se trata de un umbral, una marca mínima, que indica que las existencias no deberían descender de esa cifra. Si bajan, aumenta el riesgo de no poder hacer frente a los pedidos de los clientes. 

Como su nombre indica, es una cantidad mínima o de seguridad para amortiguar cualquier imprevisto. Cuando se alcanza esa cifra, es el momento de reponer mercancía. 

El stock mínimo o de seguridad responde a dos objetivos:

  1. Garantizar que hay productos o materiales disponibles para la clientela en todo momento.
  2. Mitigar los errores de pronóstico (las predicciones de demanda nunca son 100% precisas) y las fallas de suministro (los proveedores no siempre entregan sus mercancías a tiempo).

Por qué se debe contar con un stock mínimo o de seguridad

Contar con un stock mínimo o de seguridad es una medida de previsión y de protección ante el desabastecimiento. Se debe contar con un stock mínimo o de seguridad porque los imprevistos ocurren y las empresas que no quieren perder clientes, deberían estar listas para responder ante los cambios inesperados.

Reducir el riesgo de escasez y de interrupción del flujo de ventas evitará que los clientes busquen otras opciones y te reemplacen.

Recuerda que todo negocio con stock se enfrenta, en general, a dos tipos de incertidumbres:

  • Tiempos de entrega inciertos

Tanto proveedores como distribuidores pueden retrasar sus entregas por dificultades en la producción o en sus procesos logísticos. El stock de seguridad permite seguir abasteciendo a los clientes en caso de demoras incontrolables.

  • Demanda

La demanda varía en función del mercado, por lo que puede cambiar repentinamente, por ejemplo, aumentando las ventas de forma más rápida de la que se reponen. El stock mínimo evita este problema.

Qué hay que tener en cuenta para calcular el valor del stock de seguridad

Fijar el valor del stock mínimo o de seguridad varía en función de la empresa y de la industria. Existen fórmulas que han de adaptarse al tipo de negocio. No obstante, los siguientes pasos deberían formar parte de los cálculos de cualquier organización con existencias:

  1. Recopilación de la máxima información de ventas

Antes de calcular el valor del stock de seguridad, se debe hacer un seguimiento de las ventas y determinar la cantidad de demanda “regular” (teniendo en cuenta los altibajos).

Contar con un estudio de demanda del mercado y las cifras de venta de los productos en el mercado en el que trabajas, sería lo ideal. 

  1. Hacer una previsión de ventas

Con esta previsión, se obtiene una panorámica de lo que se espera vender (básica en la planificación de compras, pero también en el cálculo del stock de seguridad). 

También habría que tener en cuenta el nivel de servicio/reputación que se busca (¿pretendes dar servicio sí o sí? ¿Podrías aceptar no atender a nuevos clientes? ¿Sería grave que desabastecieses X zona?)

  1. Cálculo de los tiempos de entrega de proveedores

Para calcular las existencias sin sacrificar los costes de almacenamiento, gestión, etc., es crucial trabajar con proveedores puntuales y que puedan ofrecer fechas de entrega reales. 

  1. Cálculo del stock mínimo

Dependerá de la empresa y lo ideal sería delegar esta tarea en un software especializado (sobre todo, para evitar errores). Aún así, una fórmula genérica para calcular el stock de seguridad sería: 

Stock mínimo o de seguridad = (Plazo máximo garantizado – Plazo de entrega habitual) x Demanda media de producto.

Aquí puedes consultar más ejemplos básicos de la fórmula para calcular el nivel mínimo de stock.

  1. Análisis y actualización continua

Los cálculos de stock han de ser flexibles y continuos. Una vez finalizado el análisis, vuelta a empezar.

Consejos para mantener los niveles de stock mínimo bajo control

Algunas estrategias que pueden resultar útiles para controlar los niveles mínimos de mercancía son:

Planificar teniendo en cuenta el contexto 

A la hora de planificar los pedidos de reabastecimiento y la configuración del stock mínimo o de seguridad, hay que fijarse también en los factores externos que afectan a las operaciones logísticas y al sector.

Hay que ir más allá del nivel de existencias y tener muy presente que el objetivo del stock mínimo es permitir que el negocio pueda responder a la demanda en todo momento (¿está el negocio preparado para un aumento de la demanda por X circunstancia?).

Clasificar adecuadamente el stock

Como parte de la optimización de recursos y del stock, es importante revisar continuamente las existencias que se almacenan. Además, se deberían reorganizar en función de su categoría, estacionalidad, circunstancias externas, etc. (esto dependerá del tipo de negocio).

Por ejemplo, hacer labores de rotación de productos y materiales según las ventas evitará que determinados productos o materiales obstaculicen la gestión general de la mercancía. 

Flexibilizar

Mantener un stock mínimo o de seguridad es una medida para protegerse ante imprevistos. No obstante, se deberá estar preparado para cualquier evento. Cada vez más, el mercado crea escenarios complejos a los que hay que dar solución siendo creativos y reinventando procesos. 

Por lo que hay que olvidarse de ajustar el stock de seguridad una única vez, hay que flexibilizar procesos y dale un voto de confianza a las tecnologías de big data (pueden ayudarte a agilizar la toma de decisiones y a explorar posibilidades de gestión de stock adecuadas a cualquier circunstancia o cambio).

Revisar los procesos internos

Es importante no caer en la trampa de centrar todos los esfuerzos en pronosticar la demanda y mantener los agentes externos bajo control. Hay que hacer un ejercicio y revisión continua de los procesos internos. Es decir, empezar por controlar el negocio desde dentro. Si se analiza bien, se verá que es posible eliminar tiempos muertos y optimizar tareas.  

Por ejemplo, siempre hay margen para reducir los plazos de entrega internos (esto ayudará a acortar ciclos de venta), eliminar tiempos perdidos en esperas, automatizar tareas, etc. 

Apostar por un software de gestión de almacenes

En la actualidad, contar con un software de gestión de almacenes y stock es casi imprescindible. No solo para llevar a cabo un control diario, sino también para mantener un histórico preciso. Además, puede ayudar a: 

  • Eliminar ineficiencias
  • Obtener información en tiempo real sobre la cantidad de existencias y su ubicación concreta
  • Registro histórico de cualquier movimiento (muy útil para el cálculo de estimaciones)
  • Detectar incidentes 
  • Acabar con el error humano y la sobrecarga de trabajo del equipo
  • Agilizar las operaciones

El stock mínimo o de seguridad es un concepto más amplio de lo que parece y requiere atención, ¿necesitas ayuda profesional? Podemos encargarnos.

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