La factura electrónica, factura digital o e-factura es el futuro de la contabilidad. Consigue que las transacciones sean más fiables, seguras y precisas.
Esta forma de facturación en formato electrónico cumple con la misma función que las facturas tradicionales con la ventaja de que son el equivalente legal, por lo que son un recurso imprescindible para las empresas.
Por eso, cada vez más organizaciones se suben al carro de las ventajas de la factura digital, aunque también le debemos parte de su impulso al apoyo de las instituciones nacionales e internacionales.
La Agenda Digital Europea, por ejemplo, lleva muchos años impulsando la factura electrónica como un desarrollo tecnológico prioritario dentro del mercado común, ya que se considera un motor que facilita las relaciones internas entre los diferentes países y el intercambio electrónico de datos recíproco.
Desde el 18 de abril de 2019 se ha establecido la factura digital como formato común obligatorio para la facturación electrónica en las relaciones B2G europeas, como se recoge en la Directiva 2014/55/UE del Parlamento Europeo y del Consejo.
Ventajas de la factura electrónica para empresas
Para que puedas ver los muchos beneficios que la factura electrónica tiene para tu empresa, repasemos algunos de ellos.
Ahorro económico
La factura digital permite una importante optimización de recursos empresariales, por los que reducirás los gastos de tu empresa.
Si, además, recurres a un software de facturación electrónica como SAP Business One, lo amortizaras rápidamente en las siguientes partidas:
- Materiales: la facturación tradicional implica altos costes relacionados con la emisión y envío de facturas como tinta, papel, franqueo, etc. Todo esto se evita con el trámite digital. Lo mismo podemos aplicar a los procesos una vez que se recibe una factura en papel: costes de gestión del correo, revisión, introducción de datos, registro, etc.
- Almacenamiento: las facturas electrónicas no requieren almacenamiento físico, por lo que se ahorra más espacio.
Eficiencia
La facturación electrónica utiliza procedimientos automatizados e inteligentes, consiguiendo mejores resultados que los manuales.
¿Sabías que te ahorras alrededor del 70% dedicado al procesamiento de facturas?
Además, reducirás el número de tareas repetitivas y duplicadas: un único sistema dedicado se encarga de todo el proceso, y trabaja lo más rápido posible con las facturas en formato estructurado.
Por último, conseguirás una integración fácil y rápida con otros documentos. La clasificación automática de facturas, las notificaciones sobre aprobaciones y la posibilidad de integración con otros documentos electrónicos son algunas de las posibilidades a las que tienes acceso.
Precisión
Un software de gestión como Business One te garantiza la precisión del dato. Evitarás errores humanos en la introducción manual de datos y el envío y validación de las facturas.
Agilidad
La agilidad del procesamiento tiene un impacto directo en la reducción de los tiempos de cobro, al procesarse más rápido que las facturas tradicionales, lo que repercute directamente en tu flujo de caja.
Control
Gestionar la factura digital mediante un software de gestión también te ayuda a sistematizar y controlar el cobro. Muchas de estas herramientas de gestión, además, te permiten obtener informes visuales donde podrás saber en poco tiempo las facturas que tienes pendientes de cobro y las que se están procesando.
Este sistema de reporting también te ayuda a refinar tus procesos de contabilidad para hacerlos más eficientes.
Accesibilidad
¿Te imaginas pasar hoy una auditoría del estado de contabilidad de tu empresa hace cuatro años?
Si no cuentas con un sistema de facturación digital implementado, puede ser una pesadilla logística: localizar, digitalizar y enviar toda la información requerida puede llevarte más tiempo del necesario.
Con la factura digital, podrás buscar y localizar la información digitalmente siguiendo muchos criterios, por lo que podrás asegurar que no pierdes nada.
A la hora de acceder a documentos impresos es muy común no saber dónde o cómo buscar. Las facturas electrónicas se clasifican según campos amplios y precisos, como por ejemplo tus tipos de factura, por lo que es mucho más rápido.
Además, los archivos se pueden almacenar en múltiples formatos (pdf, jpg, html…) para adaptarse a cualquier requerimiento.
Protección contra el fraude
La facturación electrónica ha desarrollado un sistema muy seguro que reduce las posibilidades de fraude o falsificación de documentos.
Gracias al rastreo digital, la facturación electrónica registra los pagos y otras operaciones, por lo que los rastros de dinero son más fáciles de seguir.
Sellos y certificados digitales. A diferencia de las facturas impresas, las facturas electrónicas se crean con tecnología digital emitiendo sellos o certificados únicos e irrepetibles, como una especie de firma electrónica. De esta manera, se reducen las posibilidades de falsificación del contenido de la factura o duplicidad de documentos.
Seguridad
SeguridadAdemás de la protección contra el fraude, la facturación electrónica tiene otros beneficios relacionados con la seguridad, como la garantía de integridad y autenticación del remitente.
Los datos están protegidos contra posibles pérdidas de documentos o intrusiones de terceros.
Por último, la legibilidad y las propiedades del documento se mantienen intactas a lo largo de los años.
Responsabilidad social en la factura digital
Por último, aunque no por ello menos importante, la facturación electrónica no es solo un compromiso con la propia empresa y sus empleados, sino también con el resto de la sociedad en la que la empresa desarrolla su actividad.
Así, la factura digital se convierte en un compromiso con el medio ambiente, porque gracias a las facturas electrónicas se ahorran ingentes cantidades de papel, tinta, energía, etc.
También es un compromiso con clientes y proveedores. La empresa proporciona un servicio rápido, fácil y seguro ahorrando tiempo y dinero a ambas partes.
Por último, la empresa que utiliza el sistema de factura electrónica está comprometida con la transparencia, la seguridad y la lucha contra el fraude.
Como hemos visto, la facturación electrónica conlleva múltiples beneficios para la empresa y su entorno. Es sin duda la mejor alternativa para el presente y el futuro de las empresas, y muchas organizaciones lo consideran un requisito obligatorio.
Especialmente en la relación con empresas internacionales y con las administraciones públicas, que impulsa emitir facturas electrónicas como forma de luchar contra el fraude.
Cómo se estipula en el documento normativo sobre la facturación electrónica en la Unión Europea, las normas actuales carecen de interoperabilidad entre sí. Esto deja claro que en cualquier momento se puede dictaminar una normativa europea y la obligatoriedad de su ejecución. Por este motivo se recomienda adquirir un ERP como SAP Business One. Este ERP para Pymes garantiza que en el momento que la normativa exista, el software la contemplará y permitirá intercambiar facturas electrónicas normalizadas, generando ahorros administrativos y fiabilidad.
Si deseas conocer las ventajas que, solo en la factura digital, si no en todas las áreas de tu empresa puede aportar SAP Business One, no dudes en ponerte en contacto con nosotros para una demo sin compromiso. Estamos para ayudarte.
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