Nadie pone en duda que la automatización en las empresas tiene muchos beneficios. La rápida evolución de la tecnología lo ha hecho posible, aumentando la eficiencia y mejorando los resultados. Por eso, la BPA o Business Process Automation, se ha convertido en el segmento de más rápido crecimiento del mercado de software empresarial en los últimos años para la automatización de la firma y archivado de pedidos/contratos, el procesamiento de información de los consumidores, proveedores o empleados, la emisión de facturas…
¿Qué es la automatización de procesos en las empresas?
Se trata del uso de tecnologías que reemplazan a los humanos en tareas repetitivas con un alto volumen, que además, requieren una gran inversión de dinero.
El objetivo de esta disciplina es poder emplear el tiempo de los humanos en tareas de valor añadido, como la planificación, el análisis, la estrategia o la creatividad, dejando a las máquinas aquellas tareas que pueden hacer más rápido, mejor y con menos errores.
¿Qué cosas se pueden automatizar?
Cualquier proceso que cuente con pasos bien definidos y que se repiten una y otra vez. Piensa en todo aquello que implica procesamiento de datos, extracción o medición y que no requiere de un procesamiento lógico.
Algunos de los ejemplos más típicos son la firma y archivado de pedidos/contratos, el procesamiento de información de los consumidores, proveedores o empleados, la emisión de facturas, pedidos, órdenes de compra, la aprobación de documentación, el envío de información masiva, el control de mercancías y su seguimiento… La lista es casi infinita, y crece a medida que las empresas son más complejas o cuentan con más procesos orientados a la homogeneización.
¿Cuáles son los beneficios de la automatización de procesos de negocio?
La rapidez y la eficiencia son dos de los beneficios de la automatización en las empresas, pero no los únicos. Presta atención a esta lista:
1. Ahorra tiempo a tus empleados
Según un estudio realizado por Zapier, las tareas repetitivas que más tiempo consumen son el registro de datos, con un 38 % del tiempo, la creación y gestión de documentos, con un 34 % del tiempo y las facturas, con un 33 %.
Es evidente que los empleados podrían dedicar ese tiempo a otras tareas de alto valor para la empresa si dedican menos tiempo a tareas repetitivas.
2. Te ayuda a reducir costes
Un ahorro de tiempo supone un ahorro de tiempo. Los salarios de las personas dedicadas a este tipo de tareas se reducirán, si bien se requerirán otro tipo de habilidades como en análisis, la toma de decisiones o el espíritu crítico.
3. Aumenta la productividad
Hay estudios que demuestran que la realización de tareas repetitivas hace descender la motivación de los empleados, que sienten que su trabajo es monótono y aburrido.
4. Procesos comerciales más eficientes
Un proceso eficaz es aquel que puede ser completado con el mínimo esfuerzo.
Los pedidos, por ejemplo, son uno de los grandes beneficiados de la automatización en las empresas. Nuestra solución móvil comercial B2B para el sector de la moda y calzado permite el acceso al catálogo de la empresa y la toma de pedidos remotos con cualquier dispositivo móvil como un teléfono inteligente o una tablet.
5. Menos errores
No es que tus empleados se equivoquen más que otros, es que errar es humano. Los errores manuales no solo provocan problemas de gestión, además demandan tiempo para detectarlos y solucionarlos, algo que no sucede cuando la automatización de las empresas es una realidad.
6. Estandarización de procesos
Uno de los problemas más comunes que encaran las empresas es la estandarización de procesos. Cada persona tiene su forma de trabajar, su sistema y sus procesos. Cuando deben cambiar, surgen problemas y errores.
Si introducimos la automatización en las empresas, la resistencia al cambio se reduce, ya que los empleados deberán adoptar nuevas pautas tecnológicas, pero no realizar procesos manuales de forma totalmente nueva.
7. Registros auditables
Las empresas que desean ser competitivas optan por el cumplimiento de normas, para lo que deben pasar por procesos de auditoría. Estos procesos solo son posibles cuando hay consistencia que permita rastrear documentos, trazar la realización, saber quién hizo qué y cuándo se realizó cada paso del proceso.
Imagina que pasas de gestionar una pequeña empresa de curtidurías a una gran planta. Deberás cumplir con determinados estándares del sector y aumentar la confianza de tus nuevos y grandes clientes.
Para ello, los procesos de auditoría son una gran ventaja, porque te permiten no únicamente demostrar tu manera de hacer las cosas, sino detectar problemas por el camino y solucionarlos en el menor tiempo posible.
8. Asegura el cumplimiento
La automatización no se trata únicamente de definir un conjunto de reglas para gestionar documentos. También incluye configurar medidas de seguridad y protección de confidencialidad, algo que te reclamarán tanto consumidores como regulares.
Desde que las leyes nacionales y europeas son más estrictas con el control de datos, puedes aprovechar el potencial de la automatización en las empresas para cumplir con todos los requisitos que te exijan.
9. Ofrece una mejor experiencia al cliente
Cuando tienes un problema y te pones en contacto con la empresa, no esperas mucho antes de reclamar una contestación. La rapidez en la atención al cliente es ya un estándar en muchas industrias.
Si sigues trabajando con papel, la experiencia al cliente será una pesadilla, pero si automatizas consultas y unificación de datos, los servicios correspondientes podrán acceder rápidamente a tus datos para atenderte de forma eficaz y satisfactoria.
Una mejor atención al cliente consigue una mayor retención, lo que al final repercute en mejores condiciones para la empresa.
10. Aumenta la escalabilidad con la automatización en las empresas
A medida que tu empresa crece y aumenta el número de empleados, el trabajo se multiplica. Gestionar 3 proyectos es más sencillo que 300 o 3.000.
Si has tenido la precaución de sistematizar algunos procesos internos, la escalabilidad de tu negocio será mucho más sencilla, incluso la internacionalización de tus operaciones.
Si deseas poner en marcha un proceso de automatización en las empresas, ponte en contacto con Intarex. Hemos ayudado a empresas de todos los sectores a mejorar sus operaciones y avanzar hacia una empresa más eficiente, rápida y escalable.
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