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Automatización de procesos robóticos (RPA)

Automatización de procesos robóticos o RPA

Los avances tecnológicos están teniendo un crecimiento exponencial en el ámbito empresarial. Un ejemplo lo encontramos en la RPA (automatización de procesos robóticos), a la que cada vez recurren más empresas para liberar a sus equipos de tareas recurrentes que consumen mucho tiempo. 

Veamos este concepto por partes:

¿Qué es la automatización de procesos robóticos o RPA?

La automatización de procesos robóticos o RPA (en inglés, Robotic Process Automation) consiste en automatizar tareas y procesos informáticos repetitivos y tediosos. Suele tratarse de procesos cotidianos, que consumen mucho tiempo y que, por ser muy similares, están sujetos a error humano. Por ejemplo, limpiar bases de datos, mover archivos, buscar determinados contactos, generar respuestas automáticas, etc.  

La RPA sirve para aumentar la eficiencia en las empresas y facilitar el día a día de los equipos. Se trata de una gran alternativa para reducir la carga de trabajo del equipo en procesos voluminosos de back-office (procesos repetitivos de contabilidad, recursos humanos, cadena de suministro, servicio al cliente, etc.). Además, su integración es poco invasiva y se adapta prácticamente a cualquier aplicación.

Más información sobre automatización de procesos en empresas.

¿Qué puede hacer la automatización de procesos robóticos? Ejemplos de casos de uso y procesos de negocio

La RPA llega para revolucionar y agilizar las operaciones empresariales, al mismo tiempo que reduce costes y tiempos de desempeño. La automatización robótica de procesos se vale de la tecnología para mejorar los procesos empresariales.

Usando herramientas RPA, las empresas pueden configurar bots para manipular datos, ofrecer respuestas, comunicarse con sistemas, interpretar transacciones, etc. 

Los bots de RPA son capaces de imitar las acciones que los humanos realizan en un ordenador más rápido, encargándose de un mayor nivel y volumen de datos y sin errores. Pero es importante tener en cuenta que los RPA deben ser configurados para ejecutar tareas basándonos en reglas establecidas y flujos de trabajo.

A diferencia de las inteligencia artificial, los RPA no “aprenden” de su experiencia y no están capacitados para resolver excepciones o problemas. Se necesita un experto que supervise e implemente las reglas de los procesos.

En general, la automatización de procesos robóticos, se puede aplicar a cualquier proceso de grandes volúmenes de datos, que cumpla las siguientes condiciones: 

  • Procesos que se basan en reglas.
  • Procesos que se repiten a intervalos regulares.
  • Procesos con salidas y entradas predeterminadas.

Beneficios de la RPA (automatización de procesos robóticos)

La automatización de procesos robóticos hace que las empresas: 

1. Aumenten su productividad y eficiencia

La RPA ayuda a completar las mismas tareas en menos tiempo, con lo que aumenta la productividad. 

Además, las máquinas no necesitan descanso, por lo que la eficiencia de la empresa también se incrementa. 

2. Eliminen el error humano

Implementar la RPA en cualquier negocio elimina los errores de procesamiento y, por lo tanto, optimiza los procesos. 

3. Sean más seguras

Los bots RPA están diseñados para realizar tareas específicas. Esto significa que no hay riesgos de filtraciones porque solo pueden acceder a los datos para los que están configurados. 

4. Sean escalables

La RPA admite cualquier número de tareas comerciales, lo que ayuda al negocio a alcanzar sus objetivos. De hecho, puede ajustar cualquier tipo de tarea rutinaria que se necesite para la expansión empresarial.

5. Analicen sus datos de forma óptima

La automatización de procesos robóticos permite recopilar datos de forma precisa para analizarlos y mejorar la toma de decisiones. 

6. Optimizar recursos y facilitar el día a día del equipo

La RPA permite automatizar fácilmente los procesos rutinarios y liberar a los empleados de realizar tareas repetitivas. De este modo, pueden centrarse más en las actividades estratégicas y de valor, con lo que se optimizan los recursos de la empresa. 

Importante: No se trata de quitar trabajo al humano, sino de facilitar su jornada, delegando las tareas tediosas en bots. 

10 consejos para una automatización de procesos robóticos eficaz

Aunque la integración de un RPA es sencilla, puede suponer un desafío a nivel interno. Principalmente, porque existen procesos y asignaciones de tareas previos que hay que reorganizar. 

Algunos consejos clave a tener en cuenta a la hora de apostar por este tipo de mejora son: 

1. Establecer objetivos y clarificar las expectativas

Los RPA pueden proporcionar mejoras desde el primer día. No obstante, los cambios a gran escala tomarán más tiempo porque se necesita un período de prueba y de asentar ciertas prácticas. 

Para evitar malentendidos y expectativas no cumplidas, es importante asentar unos objetivos desde el principio. Crear una wiki con las dudas frecuentes también se puede convertir en el gran aliado de las organizaciones que se inician en este tipo de automatización. 

2. Poner al equipo en el centro

Como hemos comentado, la automatización de procesos robóticos tiene como fin último el mejorar el día a día del equipo.

Por eso, es crucial mantener al tanto e involucrado al equipo desde el principio. Algunas organizaciones se enfocan en la integración sin darse cuenta de que algunos pasos o decisiones pueden interrumpir el trabajo del equipo más que beneficiarlo. 

Suscitar un comité de prueba que represente a los empleados implicados es una buena opción. 

3. Involucrar al personal técnico desde el principio

El RPA surge para agilizar las operaciones empresariales, no es de extrañar que la iniciativa de su implementación parta de estos departamentos. El problema es que sin experiencia técnica, quizás afecten otras implementaciones.

Por eso, es necesario involucrar al personal de IT desde el principio. Sobre todo para asegurarse de que se están siguiendo los pasos adecuados y que no se están afectando otras soluciones.

De hecho, es importante que se involucren en su desarrollo y planifiquen adecuadamente la relación entre los distintos bots y el modelo operativo de la empresa. Además de revisar constantemente los cuellos de botella para evitar problemas mayores. 

4. Entender bien la función y misión del RPA

La automatización de entrada de datos o la monitorización de operaciones de software, por ejemplo, generan cantidades ingentes de datos. Muchas empresas buscan aprovechar toda esa información y acaban desarrollando proyectos de aprendizaje automático sin tener la base adecuada. 

En este sentido, los expertos recomiendan tener muy claro que la RPA es una solución a largo plazo y no una parte de un proyecto a evolucionar.

5. Documentar desde el inicio del proyecto

Las implementaciones exitosas de cualquier tecnología incluyen una buena documentación. Es fundamental, desde el inicio del proyecto, tomar nota de cada paso. Sobre todo de cara a calcular la optimización de costes potenciales y el retorno de la inversión, además de medir el progreso. 

¿Qué te ha parecido? ¿Ya tenéis alguna automatización de procesos robóticos en tu empresa? Cuéntanoslo en comentarios.

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