La implementación de la factura electrónica para pequeñas y medianas empresas (pymes) y autónomos en España entra en vigor en 2025. El proceso de aprobación del plan de ley propuesto por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital ha avanzado y se establece una adaptación gradual para todas las empresas y autónomos.
Así que la factura electrónica sigue siendo una realidad inminente en el panorama empresarial español, por lo que es importante conocer las fechas y las obligaciones asociadas.
En este artículo, detallamos el cronograma de obligaciones para la factura electrónica en España, así como los requisitos que las empresas, autónomos y receptores de facturas electrónicas deben tener en cuenta al prepararse para este cambio. Además, recordamos los beneficios que conlleva este nuevo contexto con la factura electrónica como norma general.
Calendario de obligaciones para la factura electrónica
Las obligaciones para empresas y autónomos varían según su facturación anual.
Además, la implementación de la factura electrónica se hará en fases progresivas, comenzando por empresas con mayores ingresos y extendiéndose hasta llegar a todos los autónomos y empresas, y finalizando con la obligación de informar sobre el estado de las facturas electrónicas a partir de 2026.
Un resumen del panorama:
| Año | Obligaciones |
| 2024 | Empresas con ingresos > 8 millones: Deberán emitir todas las facturas por medios electrónicos. Aquellas empresas que reciban facturas electrónicas, pero no dispongan de un software para manejarlas, deben acompañarlas con un documento en formato PDF durante los primeros 12 meses desde la entrada en vigor del reglamento. |
| 2025 | A partir de este año, todas las empresas, independientemente de sus ingresos, tendrán la obligación de emitir facturas electrónicas. Tendrán la opción de utilizar la solución pública proporcionada por Hacienda o adquirir un software privado para cumplir con esta normativa. Aquellas empresas y autónomos que reciban sus facturas electrónicas a través de plataformas privadas de intercambio deben hacer público su punto de entrada de facturas electrónicas en todas sus comunicaciones con otras empresas y profesionales, o en su sitio web si aún no han identificado su punto de entrada. |
| 2026 | Los autónomos tendrán una nueva obligación: informar a Hacienda o a sus proveedores del estado de sus facturas electrónicas. Esto incluye detalles como recepción, aceptación, pago, cesión a terceros, entre otros. Estos datos deben incorporarse en las nuevas facturas electrónicas y deben ser reportados dentro de un plazo de cuatro días naturales desde el momento del cambio de estado. |
Requisitos para implementar la factura electrónica en España
En España, la implementación de la factura electrónica está regulada por la Agencia Tributaria. De ahí que existen ciertos requisitos para garantizar su validez legal, los detallamos a continuación:
- Certificado electrónico: se necesita un certificado electrónico válido que identifique al emisor de la factura. Puede ser un certificado digital emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) u otro certificado reconocido por la Agencia Tributaria.
- Formato electrónico y software específico: la factura debe emitirse en un formato electrónico estructurado y compatible con el estándar europeo común, como por ejemplo, el formato Facturae. De ahí la necesidad de contar con un programa o software que admita la facturación electrónica para poder emitir y recibir facturas.
- Contenido obligatorio: la factura electrónica también debe contener la información requerida por la normativa vigente, como los datos fiscales del emisor y receptor, número de identificación fiscal (NIF), descripción detallada de los bienes o servicios, importe, fecha de emisión, etc.
- Firma electrónica: por supuesto, la factura debe estar firmada digitalmente con el certificado electrónico del emisor para asegurar su autenticidad e integridad. De hecho, es imprescindible contar con una firma electrónica y utilizar el certificado electrónico para firmar las facturas.
- Conservación y almacenamiento: las facturas electrónicas deben conservarse en formato electrónico. Y debe estar disponibles para posibles inspecciones durante un período mínimo de tiempo, según la normativa tributaria.
- Envío y recepción: las facturas electrónicas deben ser entregadas y recibidas de acuerdo con los procedimientos establecidos. Ya sea a través de intercambio electrónico de datos (EDI), correo electrónico certificado, plataformas específicas habilitadas por la Agencia Tributaria, entre otros.
Nota: es importante tener en cuenta que la normativa sobre la factura electrónica puede estar sujeta a cambios. Por eso, recomendamos consultar directamente con la Agencia Tributaria o con asesores fiscales para obtener información actualizada y detallada sobre los requisitos específicos y el proceso de implementación de la factura electrónica en España.
BONUS: Beneficios de las facturas electrónicas en España
Adoptar la factura electrónica en España no solo trae beneficios económicos, también legales:
- Reducción de errores, tanto en la emisión como en la recepción de facturas. De hecho, los datos se cargan automáticamente en el sistema, por lo que no hay lugar para errores manuales. Además, la factura electrónica es más precisa y se adapta mejor a los requisitos legales y fiscales.
- Mayor rapidez en los procesos de facturación. Generar y enviar facturas electrónicas es más rápido y eficiente, y reduce significativamente los tiempos de espera en comparación con las facturas en papel.
- Facilidad para la realización de auditorías y control fiscal. La factura electrónica ofrece mayor seguridad en la gestión de facturas, y simplifica su seguimiento, así como cualquier prueba de control y evaluación.
- Mejora en la organización y gestión de documentos comerciales. Y, por supuesto, elimina la necesidad de mantener almacenadas grandes cantidades de facturas en papel, lo que facilita la gestión documental y reduce el espacio y costes necesarios para el almacenamiento físico.
En general, por sus beneficios, la factura electrónica en España es una herramienta cada vez más utilizada por empresas y autónomos. Eso sí, para aprovechar al máximo estos beneficios, es importante conocer y cumplir con la normativa vigente que rige su emisión y recepción.