La gestión financiera es una parte muy importante de cualquier empresa, sin importar su tamaño. Tanto en las operaciones del día a día como en la planificación estratégica de los negocios, es necesario tener información precisa de la situación financiera.
Es aquí donde destaca la labor de los ERP. La adecuada implementación de un ERP para optimizar la gestión financiera de un negocio siempre es un acierto en términos de retorno de la inversión.
En este artículo, ahondamos en las ventajas de un ERP para la gestión financiera en las pequeñas y medianas empresas, después de repasar la naturaleza de la gestión financiera.
La gestión financiera y el ERP
En cualquier empresa, la gestión financiera consiste en controlar el dinero que entra y que sale de la organización. Implica administrar los recursos, analizar las inversiones, buscar fondos, tomar decisiones, etc.
Sin una gestión financiera sana, ningún negocio es viable a largo plazo.
El problema es que la gestión financiera, incluso en los negocios más pequeños, es cada vez más compleja. La cantidad de datos financieros que se generan y se gestionan a diario dificulta la tarea para las personas. La gestión financiera manual está muy expuesta a errores humanos, que pueden tener consecuencias bastante caras.
Es aquí donde cobra protagonismo el papel del ERP.
Desde su aparición, los ERP han demostrado ser herramientas geniales para mejorar la gestión financiera de las empresas, sin importar la industria.
Principales características de un ERP para mejorar la gestión financiera
Los ERP ofrecen numerosas funcionalidades para la gestión de las finanzas. Dependiendo de las necesidades del negocio, se pueden personalizar.
No obstante, las más genéricas suelen ser funcionalidades que eliminan la necesidad de realizar tareas de forma manual, al mismo tiempo que eliminan el error humano y ahorran tiempo, como:
- Conciliación bancaria automática para comparar y ajustar los registros financieros de la empresa con los datos proporcionados por el banco.
- Gestión de presupuestos, incluyendo herramientas para crearlos.
- Gestión de cuentas por pagar y cuentas por cobrar. Esto incluye seguimientos de facturas, pagos, descuentos, y la automatización de procesos relacionados.
- Creación de informes financieros, como estados de resultados, balances generales, flujo de caja, entre otros.
Contar con un ERP para la gestión financiera puede marcar la diferencia en la eficiencia, precisión y toma de decisiones de un negocio.
Beneficios del ERP en la gestión financiera de las pymes
Ahora que tenemos clara la relación entre un ERP y la gestión financiera, veamos los beneficios más destacados del uso de un ERP en la gestión financiera de las pymes:
1. Centralización de la información
Tradicionalmente, las empresas utilizaban herramientas independientes para la contabilidad, la tesorería, entre otros. Esto no es una buena idea. Principalmente, porque dificulta la sincronización de la empresa y genera mucha imprecisión en la gestión general.
No obstante, la implementación de un ERP reúne todas estas funciones en una única plataforma. Esto significa que los datos financieros se concentran en el mismo lugar, mejorando la visibilidad y la colaboración en tiempo real.
Por ejemplo, cuando un departamento registra una factura, esa información se actualiza automáticamente en la contabilidad y en el inventario. De este modo, se reducen errores y duplicaciones y demoras, lo que a su vez mejora la precisión de los informes financieros.
2. Control de costes y optimización financiera
Otro beneficio importante del ERP en la gestión financiera es el control de costes.
El ERP permite identificar y analizar todos los gastos del negocio de forma estándar. Conocer este detalle permite tomar medidas para reducir gastos innecesarios.
Además, el ERP facilita la gestión de los presupuestos y el seguimiento de los gastos e ingresos.
3. Automatización de procesos financieros
La automatización de los procesos financieros es otro beneficio clave que ofrece un ERP en la gestión financiera.
El ERP automatiza las tareas manuales y repetitivas, como el seguimiento de pagos y cobros o la generación de informes financieros. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también reduce el riesgo de errores humanos.
4. Integración de procesos relacionados con la gestión financiera
El ERP no solo se enfoca en la gestión financiera dentro del negocio, también integra procesos relacionados externos. Por ejemplo, un sistema ERP puede incluir funcionalidades, como la conciliación bancaria, el manejo de cuentas por cobrar y el control del flujo de caja.
Estas integraciones externas facilitan el acceso a información relevante en un solo lugar y agilizan los procesos. De hecho, impulsan una colaboración fluida y una comunicación efectiva entre departamentos y externos, lo que a su vez mejora la eficiencia en la gestión financiera.
5. Precisión y consistencia
El ERP también ofrece precisión y consistencia en la gestión financiera.
La precisión en los informes financieros es fundamental para tomar decisiones informadas y evaluar el rendimiento financiero de la empresa. Los sistemas ERP en la gestión financiera mejoran esa precisión. Por ejemplo, los cálculos financieros se realizan de manera automática, por lo que se eliminan los errores humanos asociados con los cálculos manuales.
Además, los sistemas ERP permiten establecer reglas y flujos de trabajo para garantizar que los procesos financieros se sigan de manera consistente en toda la organización. Al utilizar un sistema ERP, se garantiza que todos los datos se añaden del mismo modo, con lo que se reduce la posibilidad de errores y se facilita la generación de informes precisos.
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